¿Cómo simplificar los procesos de tu negocio mediante las bases de datos?

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La obtención, procesamiento y análisis de la  información en la actualidad ha cobrado gran importancia para la vida del ser humano. Tan solo en Facebook se suben  250 millones de imágenes diarias. La información que diariamente generamos (fotografías, perfiles, contraseñas, videos, cuentas, informes, reportes, correos, libros,  mensajes, etc.) es tan grande que sería prácticamente imposible almacenar todo en nuestra memoria. Afortunadamente, gracias al avance de la tecnología, contamos con las bases de datos, que son herramientas virtuales donde se puede almacenar y procesar la información. 

Muchas veces las bases de datos son utilizadas por las empresas para guardar información concerniente a los clientes y  facilitar el registro del inventario de materiales, sin embargo las aplicaciones prácticas que nos brindan no se limitan a ello. Las opciones que estas bibliotecas virtuales nos ofrecen son muy amplias, ya que incluso pueden ayudarnos a mejorar procesos internos de la empresa y hasta a mejorar el margen de ganancia, disminuyendo en gran medida las salidas económicas.

Un ejemplo real de esto es que actualmente existe una tendencia de utilizar las bases de datos para poder administrar los procesos relacionados con la impresión de documentos en una empresa, lo cual ofrece las siguientes ventajas:

-    Disminuir los costos de impresión de documentos (Papel, plumas, impresoras, consumibles, folders, etc.)
-    Generar mayor rentabilidad.
-    Mejorar la eficiencia y eficacia en los procesos de oficina.
-    Mayor rapidez en el flujo de información dentro de la empresa.
-    Automatización de procesos internos.
-    Monitoreo constante de resultados.
-    Reducir la huella ambiental generada, ahorrando grandes cantidades de papel.

La automatización de la empresa y la reducción de costos en impresión de documentos no son objetivos difíciles de alcanzar. Empresas de cualquier tamaño pueden acceder a estos beneficios y hacer más rentable su modelo de negocios. En este sentido, Xerox es una de las compañías enfocadas a ofrecer servicios administrados de impresión y brindar soluciones personalizadas para sus clientes.

Es importante que para implementar una base de datos útil e iniciar un proceso de automatización de procesos internos se tenga la asesoría correcta. Por ello, Xerox Mexicana comparte los siguientes consejos para simplificar dichos procesos:

1)    Configurar correctamente los procesos de análisis de una base de datos. Actualmente existen bases de datos que procesan y analizan la información de una manera compleja arrojando datos muy útiles relacionados con preferencias de usuarios, lagunas logísticas en procesos, demandas de materiales por parte de los empleados, etc. En este sentido se debe poner atención al configurar dichos análisis ya que sólo así se podrá detectar datos cruciales aparentemente no visibles.

2)     Toma acción e implementa las soluciones administradas de impresión. Una vez que el proceso de análisis de la base de datos ya ha detectado las áreas de oportunidad, se deben implementar las soluciones administradas de impresión cuanto antes, pues entre más tiempo pase mayor será la cantidad de dinero desperdiciado.

3)    Monitoreo constante de los procesos. La última recomendación es continuar con un monitoreo constante de los procesos y actualizar la base de datos. Mediante esta acción podrás saber cuáles son las mejores soluciones administradas de impresión para tu negocio y maximizar tu ahorro.

Es importante recordar que existen diversas soluciones personalizadas para cada reto al que se enfrentan las empresas. Para Xerox, ofrecer un servicio personalizado es imprescindible, dado que es un valor agregado y ayuda a gestionar esfuerzos, la administración de documentos y, además, cambia la manera en que se trabaja alrededor del mundo. 
 

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