El flujo de trabajo automatizado puede aumentar la productividad de tu empresa

En los últimos años, las organizaciones de todos los tamaños y en todos los sectores han buscado nuevas maneras de mejorar la productividad. Los flujos de trabajo de captura de documentos, se han convertido en la herramienta por excelencia para cubrir esta necesidad. Con la fuerte demanda de los flujos de trabajo de escaneo automatizados, la definición de Servicios Administrados de Impresión (MPS por sus siglas en inglés) se ha ampliado de tal modo que ahora abarcan la evaluación de las necesidades tradicionales de impresión, la gestión y optimización de dispositivos, y también, flujos de trabajo automatizados de captura de documentos.

La importancia de los MPS seguirá creciendo, a medida que más organizaciones luchen con la gestión de sus documentos en todas sus formas. Pues, de acuerdo con un estudio realizado por Gartner, se prevé que habrá un incremento significativo del 40% en contratos de MPS para 2020. Esto es, más clientes buscarán soluciones que sean capaces de manejar no sólo sus necesidades de impresión, sino también de flujos de trabajo, información y comunicación.

Como respuesta a estas necesidades, se han creado softwares para simplificar y automatizar los flujos de trabajo de documentos de una empresa. Entre sus principales bondades, se encuentran la captura y entrega oportuna de documentos para aumentar la productividad y liberar a las organizaciones de procesos excesivos e ineficaces basados en papel que perpetúan la ineficiencia laboral.

En la forma tradicional para la digitalización de documentos, un archivo pasa por las siguientes etapas: escanear documentos; enviar por correo electrónico a uno mismo; cambiar el nombre y guardarlos en un equipo; recopilar archivos escaneados según sea necesario; enviarlos por correo electrónico o guardarlos en una ubicación compartida; y, finalmente, notificar a las personas relevantes. Con los flujos de trabajo automatizados, este proceso complejo y demorado se simplifica, facilitando y compartiendo la información con las personas necesarias.

La simplificación y automatización de los flujos de trabajo eliminan muchos de los pasos complejos y a veces frustrantes. El proceso tradicional de digitalización se reduce a tres etapas principales: captura, procesamiento y entrega, con lo cual se obtienen diferentes beneficios:

• Experiencia de usuario: uno de los mayores obstáculos en la captura de documentos, son los complejos menús y las decisiones que un usuario debe tomar con respecto al formato (jpg, PDF, b/n), y la calidad. Una plantilla de flujo de trabajo predefinida, puede simplificar esta tarea.

• Mejora de la precisión de los documentos digitales y de los datos: en la etapa de procesamiento, la exploración resultante se puede nombrar automáticamente basándose en la fecha y el tipo de documento (o de alguna otra manera predefinida). Esto proporciona un formato consistente para las exploraciones y un sistema de archivos más preciso. El procesamiento también puede incluir reconocimiento óptimo de caracteres (OCR) y lectura de código de barras con los cuales se aplica el nombre del archivo.

• Mejora de la consistencia de los documentos escaneados y del repositorio de documentos: en la etapa de entrega, el flujo de trabajo automatizado define dónde se debe enviar el documento, que puede ser un repositorio basado en la nube o un sistema de gestión de contenido en la empresa, e inclusive, una aplicación vertical de terceros. Asimismo, el flujo de trabajo puede definir quién debe recibir un correo  electrónico en automático cuando se ha escaneado un documento.

Las soluciones de flujos de trabajo ayudan a coordinar la actividad de los empleados y el acceso al contenido a través de los procesos de la empresa. A medida que las organizaciones continúan digitalizando sus procesos, los sistemas digitales de almacenamiento de documentos son cada vez más utilizados.

Rate this article: 
No votes yet